Malam itu setelah Café Amore sudah tutup, Adit duduk santai di sofa kafe. Ia tersenyum ceria waktu memulai bisnis kafe. Tidak terbayangkan bisnis akan sebaik ini. Ia sudah berulang kali mencoba berbisnis restoran berbagai jenis makanan sebelumnya namun selalu gagal. Berkali-kali Ia sudah hampir putus asa dan kembali bekerja sebagai karyawan, namun kecintaan pada bidang kuliner membuatnya bertahan dan mencoba lagi. Di waktu luang, Adit sempat membantu pamannya yang berjualan kedai kopi selama 6 bulan. Ternyata tidak sia-sia, disitu Ia belajar banyak tentang pemilihan biji kopi yang baik, resep pembuatan berbagai campuran kopi, dan berbagai snack yang enak.

Semua pengetahuan tersebut ia terapkan ketika memutuskan untuk mulai membuka bisnis kafe sendiri. Ditunjang dengan pemilihan lokasi yang strategis, pembuatan paket harga, dan promosi aktif lewat sosial media, hasilnya kafe sangat ramai dikunjungi. Bahkan sudah ada investor yang tertarik menanamkan modal dan menawarkan kerja sama dengan Adit untuk mengembangkan Café Amore dan membuka beberapa lokasi outlet baru. Sudah ada juga vendor sistem aplikasi yang menawarkan solusi yang dapat menunjang pengembangan bisnis café, namun Adit merasa tidak memerlukan, karena sistem aplikasi yang dipakai saat ini sudah berjalan baik untuk 1 outlet. Ia juga terlibat dalam operasional kafé sehari-hari, sehingga Ia sangat yakin tetap mampu menangani pengembangan bisnis ke depan.

Satu tahun kemudian situasi bisnis Café Amore sangat jauh berbeda. Saat ini, Café Amore telah memiliki 12 outlet di beberapa kota besar. Ada sebagian outlet yang menguntungkan, namun sebagian outlet lainnya merugi. Adit mulai cukup kesulitan untuk menangani seluruh outlet Café Amore. Ia tidak tahu persis situasi operasional di tiap outlet karena lokasi yang berjauhan dan waktu yang terbatas. Masalah di tiap outlet juga berbeda-beda, mulai dari ketidakcocokan jumlah uang antara sistem dan fisik, rasa minuman dan makanan yang kurang konsisten, banyak bahan baku yang terbuang, bahan baku expired, barang hilang, dan berbagai masalah lainnya. Data di tiap outlet tidak dapat dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara berkala dan tepat sehingga Adit tidak memiliki gambaran detil operasional di tiap outlet. Ekspansi Café Amore untuk sementara dihentikan, malah Adit mulai kuatir kalau masalah Café Amore akan semakin tidak tertangani dan suatu saat harus menutup bisnisnya.

Cerita di atas dapat menjadi gambaran pentingnya memilih sistem aplikasi yang tepat bagi bisnis yang sedang Anda jalankan. Mungkin saja Anda baru memiliki 1 outlet, namun Anda perlu mulai merencanakan pengembangan bila bisnis berjalan dengan sangat baik. Dalam hal sistem aplikasi, Anda perlu memilih partner solusi IT yang tepat, yang punya portofolio sistem aplikasi yang lengkap untuk kondisi bisnis single outlet maupun multi outlet / franchise. Partner solusi IT yang Anda pilih juga sebaiknya sudah memiliki pengalaman menangani bisnis skala kecil ketika bisnis masih 1 outlet, maupun ketika bisnis sudah berkembang pesat dan memiliki multi outlet / franchise dengan memiliki central kitchen, pabrik produksi, maupun central storage. Sistem aplikasi yang dipilih perlu memiliki kapabilitas untuk mengambil, mengolah, dan menyajikan data secara berkala dan tepat, sehingga Anda memiliki gambaran detil tentang operasional bisnis Anda mulai dari penjualan, promosi, manajemen stok, keuangan, akunting, dan laporan serta analisa. Dengan kondisi tersebut, Anda dapat mengambil berbagai keputusan strategis yang ditunjang dengan data yang akurat. [RS]