Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk membeli barang atau jasa dari vendor atau penyedia. PO bertindak sebagai kontrak antara perusahaan pembeli dan penjual, yang mencantumkan detail produk yang dibeli, harga, tanggal kedatangan yang diharapkan, kondisi pembayaran, dan informasi kontak vendor yang dapat dihubungi.

Untuk membuat PO yang efektif, perusahaan harus menentukan kebutuhan barang atau jasa yang akan dipesan dengan jelas, serta memilih supplier yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. PO biasanya terdiri dari bagian-bagian seperti nomor PO, tanggal, nama supplier, deskripsi barang atau jasa, harga, dan tanggal pengiriman. Setelah PO dibuat, perusahaan harus mengirimkannya kepada supplier yang dipilih, serta memantau proses pengiriman barang atau jasa agar sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam PO. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dengan supplier. Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan purchase order:

1. Mengurangi risiko salah pemahaman. Dengan menggunakan PO, Anda dapat menentukan secara jelas spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, sehingga mengurangi risiko salah pemahaman antara pembeli dan penjual.
2. Mempermudah pemantauan pembelian. PO dapat digunakan sebagai dokumen referensi untuk memantau progres pembelian, termasuk tanggal pengiriman, harga, dan jumlah barang yang dibeli.
3. Mempermudah proses pembayaran. PO dapat mencantumkan informasi tentang cara pembayaran yang akan digunakan, sehingga mempermudah proses pembayaran dan mengurangi risiko terjadinya konflik atau salah paham tentang cara pembayaran.
4. Mempermudah perencanaan keuangan. Dengan menggunakan PO, Anda dapat memperkirakan secara lebih akurat biaya yang akan dikeluarkan untuk pembelian barang atau jasa, sehingga membantu Anda dalam perencanaan keuangan perusahaan.
5. Meningkatkan kepercayaan antara pembeli dan penjual. PO dapat meningkatkan kepercayaan antara pembeli dan penjual karena merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari purchase order:

1. Menentukan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. PO mencantumkan informasi tentang jenis, jumlah, dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli, sehingga membantu mengurangi risiko salah pemahaman antara pembeli dan penjual.
2. Menetapkan harga dan cara pembayaran. PO mencantumkan informasi tentang harga barang atau jasa yang akan dibeli, serta cara pembayaran yang akan digunakan.
3. Menentukan tanggal pengiriman. PO mencantumkan tanggal pengiriman barang atau jasa yang akan dibeli, sehingga membantu mengelola waktu dan menentukan kebutuhan stok yang tepat.
4. Mengurangi risiko salah pemahaman. PO merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya salah paham atau konflik antara pembeli dan penjual.
5. Mempermudah pemantauan pembelian. PO dapat digunakan sebagai dokumen referensi untuk memantau progres pembelian, termasuk tanggal pengiriman, harga, dan jumlah barang yang dibeli.

PO sangat penting bagi perusahaan karena membantu menjamin bahwa perusahaan membeli produk yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, sesuai dengan harga yang telah disepakati, dan tiba tepat waktu. Namun, meskipun PO merupakan dokumen yang penting, terkadang terjadi kesalahan dalam pembuatannya. Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat membuat PO:

1. Tidak mencantumkan detail produk yang dibeli secara spesifik Kesalahan ini terjadi ketika detail produk yang dibeli tidak dijabarkan secara spesifik, seperti jumlah, harga, dan spesifikasi. Ini akan menyebabkan vendor atau penyedia tidak mengetahui pasti apa yang harus diberikan kepada perusahaan pembeli, sehingga dapat menyebabkan kesalahan pengiriman atau kesalahan harga.
2. Tidak mencantumkan tanggal kedatangan produk yang diharapkan Kesalahan ini terjadi ketika tanggal kedatangan produk yang diharapkan tidak dicantumkan di PO. Ini dapat menyebabkan vendor atau penyedia tidak tahu kapan produk harus dikirim, sehingga dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau kelebihan persediaan.
3. Tidak mencantumkan kondisi pembayaran yang jelas Kesalahan ini terjadi ketika kondisi pembayaran tidak jelas atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Ini dapat menyebabkan kesalahpahaman antara perusahaan pembeli dan vendor atau penyedia mengenai cara pembayaran yang harus dilakukan.
4. Tidak mencantumkan kontak vendor yang dapat dihubungi Kesalahan ini terjadi ketika kontak vendor yang dapat dihubungi tidak dicantumkan di PO. Ini dapat menyebabkan sulit untuk menghubungi vendor atau penyedia jika terjadi masalah atau pertanyaan mengenai produk yang dibeli.

Maka dari itu, dalam mengelola PO, perusahaan harus membuat laporan secara rutin agar dapat memantau perkembangan pemesanan barang atau jasa kepada supplier. Perusahaan juga harus menghindari kesalahan-kesalahan umum dalam pembuatan PO, seperti salah menyebutkan harga atau jumlah barang yang dipesan, atau salah menyebutkan tanggal pengiriman. PO merupakan dokumen penting yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi bisnis dan mengelola proses pembelian dengan lebih baik. Oleh karena itu, perusahaan harus memahami fungsi dan manfaat PO, serta cara mengelolanya dengan baik agar dapat mencapai hasil yang maksimal.

Salah satunya dengan Renotech Supplier Order System (RSuOS). Info lebih bisa langsung cek disini