Apa Itu Purchase Order? Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

by wisnu | Jun 3, 2025 | Business, Tips Bisnis, Warehouse

#Apa Itu Purchase Order

Purchase Order (PO) itu adalah dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat pesanan barang atau jasa. Jadi, dengan PO, semua informasi penting tentang pesanan seperti nama barang, jumlah yang dibutuhkan, harga, sampai tanggal pengiriman, tercatat dengan rapi. PO ini kamu kirimkan ke supplier untuk memastikan mereka tahu apa yang kamu butuhkan, berapa banyak, dan kapan harus dikirim. Bayangkan kamu punya toko atau bisnis yang membutuhkan stok barang untuk dijual, misalnya pakaian, makanan, atau bahkan alat elektronik. Nah, saat kamu ingin memesan barang dari supplier (pemasok), kamu nggak bisa asal ngomong lewat WhatsApp atau telepon saja, kan? Kadang, detail pesanannya bisa jadi kurang jelas atau lupa dicatat. Inilah kenapa Purchase Order (PO) jadi penting.
Kenapa penting? Karena dengan PO, semuanya jadi lebih teratur. Misalnya, kalau tiba-tiba ada kesalahan pengiriman atau barang yang datang nggak sesuai, kamu bisa tunjukkan PO sebagai bukti. Selain itu, PO juga membantu kamu melacak barang-barang yang udah dipesan dan menjaga hubungan baik dengan supplier karena pesananmu lebih terstruktur dan profesional. Intinya, Purchase Order itu bukan cuma selembar dokumen biasa, tapi alat penting untuk bisnis kamu supaya semua proses pembelian lebih aman, tertib, dan minim risiko kesalahan.
Blog ini bakal ngebahas apa itu purchase order, fungsi pentingnya, cara membuatnya, sampai manfaat yang bakal kamu rasakan kalau mulai pakai dokumen ini dalam bisnis. Cocok banget untuk kamu yang mau bisnisnya makin profesional dan minim masalah.

#Fungsi Utama Purchase Order

Sederhananya, Purchase Order (PO) adalah surat pesanan yang dikirim oleh bisnis atau perusahaan ke pemasok atau vendor untuk membeli barang atau jasa. Jadi, meskipun terlihat seperti dokumen biasa, PO sebenarnya punya beberapa fungsi yang sangat penting dalam kelancaran bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari PO yang perlu kamu tahu:

Sebagai Dokumentasi Resmi
PO berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa kamu sudah melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pemasok. Dengan adanya PO, kamu tidak hanya mengandalkan percakapan atau kesepakatan lisan yang bisa saja hilang ingatan atau menimbulkan kesalahpahaman. Dokumen ini memberi kejelasan tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman, sehingga meminimalisir risiko terjadinya konflik atau kesalahan dalam transaksi.
Sebagai Alat Perencanaan dan Pencatatan
PO juga sangat berguna untuk merencanakan kebutuhan bisnis ke depan. Misalnya, dengan menggunakan PO, kamu bisa lebih mudah melacak berapa banyak barang yang telah dipesan dan kapan barang tersebut harus datang. Dengan begitu, kamu bisa merencanakan kapan waktu yang tepat untuk mengatur produksi, pemasaran, atau pengiriman barang ke konsumen. Selain itu, PO membantu kamu mencatat pengeluaran dan pemasukan barang atau jasa, sehingga kamu dapat mengatur anggaran dengan lebih baik. Misalnya, kamu bisa memantau apakah anggaran belanja barang sudah sesuai atau melebihi yang direncanakan.
Sebagai Alat Pengikat Kontrak Pembelian
Purchase Order juga berfungsi sebagai kontrak formal antara kamu dan pemasok. Begitu PO dikeluarkan dan diterima oleh pemasok, itu berarti ada komitmen untuk melaksanakan transaksi tersebut, baik itu soal harga, pengiriman barang, dan lain-lain. Dengan PO, semua pihak jadi lebih jelas tentang apa yang diharapkan dari transaksi tersebut. Ini juga memberikan keamanan hukum karena jika ada masalah atau perselisihan, kamu bisa menunjukkan bukti tertulis tentang apa yang sudah disepakati di awal.
Mengurangi Risiko Kesalahan dan Miskomunikasi
Tanpa PO, bisa saja terjadi kesalahan dalam pengiriman barang. Misalnya, jumlah yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan, atau jenis barang yang dikirim tidak sesuai. PO membantu mengurangi masalah ini karena segala sesuatu sudah tertulis dengan jelas, mulai dari jumlah hingga spesifikasi barang. Ini juga menghindari kesalahpahaman yang bisa merugikan kedua belah pihak, baik kamu maupun pemasok.

Dengan semua fungsi tersebut, Purchase Order tidak hanya sekadar dokumen administratif, tetapi juga alat yang memudahkan kamu dalam menjalankan bisnis dengan lebih efisien, teratur, dan mengurangi potensi masalah di masa depan. Jadi, jangan ragu untuk mulai menggunakan PO dalam setiap pemesanan barang atau jasa, apalagi jika bisnis kamu mulai berkembang dan transaksi semakin banyak.

#Langkah-Langkah Pemesanan Barang

Setelah memahami pentingnya Purchase Order (PO), saatnya untuk tahu bagaimana cara menggunakan PO ini dalam proses pemesanan barang. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk memesan barang dengan menggunakan PO:

Menentukan Kebutuhan Barang
Langkah pertama adalah menentukan barang apa yang kamu butuhkan. Cek stok barang yang ada di gudang atau inventaris perusahaan, dan identifikasi produk atau bahan yang perlu segera dipesan. Penting untuk mengetahui jumlah yang dibutuhkan dan kapan barang tersebut diperlukan untuk operasi bisnis kamu. Jika ada permintaan khusus (misalnya, produk dengan kualitas tertentu), pastikan untuk menyertakan spesifikasi yang jelas.
Mencari dan Memilih Pemasok
Setelah mengetahui barang apa yang perlu dipesan, langkah berikutnya adalah mencari pemasok yang tepat. Tentukan pemasok yang memiliki reputasi baik, harga yang kompetitif, dan mampu memenuhi kebutuhan bisnis kamu tepat waktu. Jika kamu sudah memiliki daftar pemasok langganan, kamu bisa langsung menghubungi mereka. Namun, jika baru pertama kali, kamu mungkin perlu melakukan riset lebih lanjut atau meminta referensi dari orang lain.
Menyusun Purchase Order
Setelah memilih pemasok, saatnya untuk membuat Purchase Order. Biasanya, PO disusun dengan mencantumkan beberapa informasi penting seperti:
- Informasi Pengirim (Pembeli): Nama perusahaan, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Informasi Pemasok: Nama pemasok, alamat, dan kontak.
- Detail Barang: Nama barang, jumlah, harga satuan, dan total harga.
- Tanggal Pengiriman: Tanggal yang disepakati untuk pengiriman barang.
- Syarat Pembayaran: Cara dan jadwal pembayaran yang disepakati, apakah di muka atau setelah barang diterima.
- Nomor PO: Setiap PO harus memiliki nomor unik untuk mempermudah tracking dan referensi.
Mengirimkan PO ke Pemasok
Setelah PO siap, kirimkan dokumen tersebut ke pemasok. Pastikan untuk mengirimkan PO melalui cara yang resmi dan bisa dipertanggungjawabkan, seperti email atau sistem manajemen pembelian (jika menggunakan sistem digital). Pastikan pemasok menerima dan mengkonfirmasi penerimaan PO tersebut agar ada bukti transaksi yang jelas.
Konfirmasi Pesanan
Setelah PO dikirim, pemasok akan memverifikasi pesanan kamu dan memberikan konfirmasi. Pada tahap ini, bisa jadi terjadi negosiasi mengenai harga, jumlah barang, atau tanggal pengiriman, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Jika ada perbedaan antara PO yang kamu kirimkan dan yang diterima pemasok, segera lakukan klarifikasi agar tidak terjadi kebingungannya di masa depan.
Pemantauan Pengiriman Barang
Setelah PO disetujui, kamu harus memantau status pengiriman barang tersebut. Pastikan pemasok mengirimkan barang tepat waktu sesuai dengan yang dijanjikan. Jika ada keterlambatan atau masalah lainnya, segera hubungi pemasok untuk mencari solusi terbaik. Ini juga saat yang tepat untuk memeriksa barang yang datang untuk memastikan kualitas dan jumlahnya sesuai dengan yang tercantum di PO.
Penerimaan dan Pemeriksaan Barang
Setelah barang diterima, pastikan untuk memeriksa barang yang datang apakah sesuai dengan PO yang telah dibuat. Lakukan pengecekan jumlah dan kondisi barang untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kekurangan. Jika ada masalah, segera buat laporan ke pemasok dan mintakan penggantian atau solusi lain.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, kamu akan lebih mudah dalam melakukan pemesanan barang menggunakan Purchase Order. Tidak hanya membuat bisnis lebih terorganisir, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan yang bisa mengganggu kelancaran operasional. PO ini membantu menciptakan komunikasi yang jelas dan transparan antara kamu dan pemasok, yang penting untuk menjaga kelancaran pasokan barang.

Contoh Komponen dalam Purchase Order
Bayangkan Kamu memesan 50 unit kursi untuk kantor. Purchase Order-nya akan terlihat seperti ini:

Nomor PO: 00123

Nama Pembeli: PT Sukses Selalu

Nama Vendor: CV Kursi Nyaman

Tanggal PO: 20 Juli 2024

Deskripsi Barang: Kursi Kantor Model A – Warna Hitam

Kuantitas: 50 unit

Harga Satuan: Rp 500.000

Total Harga: Rp 25.000.000

Syarat Pembayaran: 50% DP, 50% setelah pengiriman

Alamat Pengiriman: Jl. Mawar No. 5, Jakarta Selatan

Estimasi Pengiriman: 3-5 hari kerja

#Tantangan dalam Mengelola Purchase Order

Mengelola Purchase Order (PO) bisa tampak sederhana, tapi ada beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh bisnis, terutama bagi yang masih dalam tahap berkembang. Berikut ini beberapa masalah yang mungkin muncul dalam proses pengelolaan PO:

PO yang Terlambat Diproses
Kadang, PO yang dibuat tidak langsung diproses oleh pihak yang berwenang. Hal ini bisa menyebabkan terlambatnya pengiriman barang atau stok barang kosong, yang pada akhirnya bisa mengganggu kelancaran operasional bisnis. Misalnya, kamu sudah membutuhkan bahan baku untuk produksi, tapi karena PO terlambat diproses, bahan baku baru datang setelah kamu kehabisan stok. Untuk menghindari keterlambatan, buat sistem agar PO langsung diteruskan ke bagian yang bertanggung jawab begitu PO diterbitkan. Kamu juga bisa menggunakan software ERP atau sistem manajemen pembelian otomatis untuk mempercepat prosesnya.
Kesalahan dalam Pengisian Detail Barang
Terkadang, ada kesalahan dalam mencatat jumlah barang atau spesifikasi produk yang dipesan. Misalnya, kamu bisa saja salah memasukkan jumlah barang atau deskripsi barang yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Hal ini bisa menyebabkan ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan yang dipesan. Solusinya, selalu pastikan untuk memeriksa kembali PO sebelum dikirim ke pemasok. Menggunakan sistem digital atau template standar untuk PO bisa meminimalisir kesalahan manusia, karena sistem akan memberikan peringatan jika ada hal yang salah.
Perbedaan Data antara PO, Faktur, dan Barang yang Diterima
Kadang, ada perbedaan antara PO, faktur (tagihan dari supplier), dan barang yang sebenarnya diterima. Ini bisa terjadi jika pemasok mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan, atau jika faktur yang diterima salah dalam hal harga atau jumlah barang. Lakukan pengecekan secara berlapis saat barang diterima. Cocokkan barang yang datang dengan faktur dan PO. Jika ada perbedaan, segera laporkan kepada pemasok dan mintakan klarifikasi. Sistem Warehouse Management System (WMS) atau software ERP bisa membantu menyinkronkan data PO, faktur, dan barang yang diterima dengan lebih tepat.
Kurangnya Komunikasi dengan Supplier
Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan PO adalah komunikasi yang tidak lancar dengan pemasok. Jika pemasok tidak mendapatkan informasi yang jelas atau tidak memahami perubahan dalam pesanan, bisa saja terjadi kesalahan pengiriman atau keterlambatan. Jaga komunikasi yang terbuka dan jelas dengan pemasok. Pastikan setiap perubahan atau pembaruan PO diinformasikan dengan tepat. Sebaiknya, gunakan sistem digital atau aplikasi yang bisa menginformasikan pembaruan secara real-time agar pemasok selalu tahu kondisi terkini.

Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, kamu bisa lebih mudah mengelola proses pembelian barang, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kelancaran operasional bisnismu. Gunakan alat atau sistem yang dapat membantu agar proses PO lebih terstruktur, sehingga kamu tidak akan kesulitan lagi.
Mulai evaluasi strategi kita sekarang! Siapa tahu, langkah kecil yang kita ambil hari ini bisa jadi awal dari pertumbuhan besar bisnis kita di masa depan. Jangan lewatkan kesempatan untuk menjadwalkan demo GRATIS Renotech dan temukan bagaimana kami bisa membantu bisnis Anda memaksimalkan potensi penjualan serta membangun hubungan yang lebih erat dengan pelanggan! Sampai jumpa di artikel berikutnya! [WS]